Mit der Gründung eines Amts für Informationstechnik und Digitalisierung nahm die Stadtverwaltung Karlsruhe vor drei Jahren bundesweit eine Vorreiterrolle ein. Seither wurde das IT-Amt von Leiter Markus Losert kontinuierlich ausgebaut und mittlerweile sind dort rund 70 Mitarbeiter beschäftigt. Normalerweise kümmern sich die IT-Experten in der Verwaltung hinter den Kulissen um die Verbesserung interner Abläufe und stellen die Weichen für eine weitere Digitalisierung der Verwaltung.
Doch nun rückte das IT-Amt in den Fokus der Öffentlichkeit, denn beim vom Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (Bitkom) initiierten Vergleich von 81 deutschen Großstädten landete Karlsruhe in der Kategorie „Smarteste Verwaltung“ auf Platz eins. Doch auch dieses gute Ergebnis konnte nicht verhindern, dass die Fächerstadt in der Gesamtwertung aller fünf Kategorien von Platz drei auf Platz fünf im Vergleich zum Vorjahr zurückfiel.
Gesetzeslage schränkt Digitalisierung ein
„Die Digitalisierung hat auch die Arbeit im Rathaus verändert“, so Bürgermeister Albert Käuflein. Dank des IT-Amts seien in den vergangenen Jahren eine ganze Reihe von Projekten vorangetrieben worden. Bereits fünf Jahre vor der Amtsgründung begonnen hat die Einführung der elektronischen Akte. Seit 2012 wurden bereits 30 städtische Dienststellen auf die E-Akte umgestellt. Dabei wurde der Posteingang in diesen Dienststellen komplett digitalisiert. Briefe aus Papier werden dort mittlerweile gescannt und an die zuständigen Stellen weitergeleitet.
„Bis wir in der gesamten Verwaltung mit elektronischen Akten arbeiten können, wird aber noch viel Zeit vergehen“, dämpft Losert allzu hohe Erwartungen. Das liege zum einen an den technischen Herausforderungen. Großformatige Baupläne im Hochbauamt könnten ebenso nur schwer digitalisiert werden wie einige spezielle Urkunden. Außerdem können die IT-Experten nicht schneller digitalisieren als es die Gesetzeslage erlaubt. Oftmals sind Unterschriften und das persönliche Erscheinen bei der Aushändigung eines Dokuments nämlich noch per Landes- oder Bundesgesetz vorgeschrieben.
Keine Raketenforschung
„Wir betreiben keine Raketenforschung. Auch sonst sind Verwaltungen bei der Digitalisierung ihrer Abläufe oft langsamer als Banken oder Versicherungen“, so Losert. Allerdings müssten bei der Digitalisierung einer Großstadtverwaltung auch zahlreiche verschiedene Dienststellen mit teilweise komplett unterschiedliche Aufgaben und Abläufen betrachtet werden.
Um die verschiedenen Themenfelder zu bündeln und gemeinsam mit externen Experten über mögliche Lösungswege zu diskutieren, wurde im Rathaus das Entwicklungslabor Digital Lab eingerichtet. „Der gute Draht zu Forschung und Wirtschaft ist für unsere tägliche Arbeit unerlässlich“, sagt der Amtsleiter.
Nächstes Leuchtturmprojekt
Trotz der benannten bürokratischen Hürden sehen Losert und Käuflein die Stadtverwaltung auf dem richtigen Weg. Mit der Multifunktions-App „digital@KA“ steht im kommenden Jahr das nächste Leuchtturmprojekt vor der Vollendung. Auf dieser App sollen sämtliche digitalen Dienstleistungen und Angebote in Karlsruhe gebündelt werden. „Wir gut eine solche Neuerung angenommen wird, entscheiden aber immer noch die Bürger“, sagt Losert.
Mit der Resonanz auf bisherige Insellösungen wie den Bürgerdienst KA-Feedback zum Melden von Verkehrsstörungen oder das Eintrittskartensystem „eTicket@KA“ zum Kauf von digitalen Eintrittskarten für den Zoo ist er allerdings zufrieden. Was noch fehle, seien Chatbots zur automatischen Beantwortung von Standardfragen bei der kommunalen Service-Nummer 115. „Seit dem Beginn der Corona-Pandemie gehen sehr viele Anrufe bei uns ein“, so Losert. „Da brauchen wir eigentlich Unterstützung durch ein intelligentes System.“
