Die Digitalisierung ist nicht aufzuhalten – der Ortenaukreis ist eine von insgesamt acht „Modellkommunen E-Government“ in der Bundesrepublik. | Foto: Rolf Vennenbernd

E-Government im Ortenaukreis

Interaktiver Verwaltungs-Service „Ortena“ kommt 2020

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Die Zeichen stehen auf digital: Der Ortenaukreis ist eine von deutschlandweit acht „Modellkommunen E-Government“, die im Verbund und Austausch die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung testen und vorantreiben wollen. Seit Januar 2019 ist der Kreis zudem im landesweiten Förderprogramm „Future Communities“, mit dessen Hilfe 2020 der interaktive Verwaltungs-Service „Ortena“ ins Leben gerufen werden soll. Außerdem in den Startlöchern steht eine „Integrations-App“ für Neubürger.

Von unserer Mitarbeiterin Christine Storck

„Ortena, ich brauche einen Termin bei der Zulassungsstelle.“ „Hallo Christine! Gerne reserviere ich Dir einen Termin. Folgende Termine sind noch frei: …“ „Danke, der 30. August um 11 Uhr passt mir gut“, „Okay, dieser Termin ist für Dich gebucht. Möchtest Du auch gleich ein Wunschkennzeichen reservieren?“ Ein solcher Dialog soll nach Auskunft des Landratsamtes ab nächstem Jahr Realität werden. „Ortena“ ist allerdings keine Dame aus Fleisch und Blut, die live oder am Telefon zur Verfügung steht, sondern ein interaktiver digitaler Bürger-Assistent, der über das Internet automatisiert Anfragen beantworten, Dienstleistungen erbringen oder informieren kann.

Wir möchten die Chancen der Digitalisierung auch weiterhin nutzen

Frank Scherer, Landrat 

Digitaler Chatbot lernt dazu

In Zusammenarbeit mit der Gemeinde Rust hat der Kreis dafür vom Land 100 000 Euro Fördermittel erhalten. Anhand von Schlüsselwörtern erkennt der sogenannte Chatbot (Chatten mit dem Roboter), welches Anliegen der der Kunde hat und sucht die passenden Antworten aus der hinterlegten Datenbank heraus, heißt es. Ortena kann aber durch Erfahrungen dazulernen und aufgrund seiner (ihrer) künstlichen Intelligenz durch jeden Dialog genauer und schneller Anfragen beantworten. „Wir möchten die Chancen der Digitalisierung auch weiterhin nutzen, so dass die Region für die Zukunft gut aufgestellt bleibt“, sagte Landrat Frank Scherer. „Ortena“ soll auch die Verwaltungsabläufe erleichtern und habe das Potenzial für weitreichende Einsatzmöglichkeiten im digitalen Verwaltungsservice.

Damit sollen alle Zugewanderten erreicht und die Integration erleichtert werden

Bildungskoordinatorin Christina Klaus

Mehrsprachige Integrations-App

Dieses Jahr noch online gehen soll die mehrsprachige „Integrations-App“ für Neubürger im Kreis, die von Landratsamt und Arbeitsagentur initiiert wurde. „Damit sollen alle Zugewanderten erreicht und die Integration erleichtert werden“, sagte eine der beiden zuständigen Bildungskoordinatorinnen, Christina Klaus, auf Nachfrage. Die App soll helfen, sich im deutschen Behörden- und Unterstützungssystem zurechtzufinden und auf Wunsch Ansprechpartner für alle Lebenslagen nennen – in einfacher Sprache ohne schwieriges Amtsdeutsch.

Es gibt schon viel Inhalte, die es nun zu bündeln gilt

Christina Klaus

Zielgruppe vor allem Menschen mit Migrationshintergrund

„Zielgruppe sind vor allem Menschen mit, aber auch ohne Migrationshintergrund“, sagte Klaus. Die App sei kostenlos aufs Tablet oder Smartphone herunterzuladen, soll aber auch webbasiert als Homepage zur Verfügung stehen. „Es gibt schon viele Inhalte, die es nun zu bündeln gilt“, so die Bildungskoordinatorin. Bereits 53 Kommunen und Landkreise würden eine solche App nutzen.

Weiterer Schritt Richtung Online-Dienstleistung

Viele andere Dienstleistungen lassen sich bei der Kreisverwaltung schon jetzt online nutzen: Man kann zum Beispiel den Stand des eigenen Bauantrags einsehen, die Ausbildungsförderung Bafög beantragen oder bei vielen Ämtern Termine ausmachen. Wunschkennzeichen für das Auto lassen sich bereits seit 15 Jahren online reservieren.

„Sitzungs-App“ spart Kosten

Auf online gepolt sind seit Januar 2017 auch die Kreisräte, die über eine „Sitzungs-App“ auf dem Tablet ihre Unterlagen zur Verfügung gestellt bekommen. Durch die digitale Gremienarbeit können laut Landratsamt bis zu 15 000 Euro Papier-, Druck- und Versandkosten pro Jahr eingespart werden. Außerdem sei die Vorbereitung von Sitzungen deutlich effektiver. Der Zugriff auf die App ist mobil unabhängig vom Aufenthaltsort möglich. Der Start ins digitale Arbeiten hatte den Kreis damals 50 000 Euro gekostet.