Seit 2007 ist Christoph Schnaudigel Landrat des Landkreises Karlsruhe und fördert die Digitalisierung der Verwaltung, die schon jetzt relativ weit gediehen ist. | Foto: Alabiso

Schnaudigel im Interview

Auf dem Weg zu „Landratsamt 4.0“

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Das papierlose Büro ist für eine große Verwaltung sicher auch in mittlerer Zukunft noch eher eine Fiktion. Aber eine Verbesserung der Abläufe, eine noch höhere Effizienz auf der Basis einer weiter entwickelten EDV – das ist auch im Landratsamt Karlsruhe ein recht konkreter Plan. In seiner Haushaltsrede hat Landrat Christoph Schnaudigel die Digitalisierung der Arbeitswelt – Landratsamt 4.0 – angesprochen. Unser Redaktionsmitglied Matthias Kuld hat nachgefasst.

Wie weit ist denn das Landratsamt bei der Digitalisierung seiner Prozesse?

Schnaudigel: Die Digitalisierung ist in vollem Gange – ohne elektronische Datenverarbeitung geht nichts mehr. Als ich 2007 zum Landratsamt Karlsruhe gekommen bin, hatte jedes Amt seine Daten elektronisch selbst organisiert und gepflegt. Das hat funktioniert, war aber kein einheitliches System. Erster Schritt war deshalb, alle Dienststellen miteinander zu vernetzen. Ein Meilenstein war hierzu 2010 die Einführung der elektronischen Akte, also eines Dokumentenmanagementsystems. Seitdem greifen alle Mitarbeiter auf einheitliche Dokumente zurück, die digital erzeugt und gleichzeitig archiviert werden. Adressen werden nur einmal zentral hinterlegt. Flankierend dazu haben wir ein einheitliches Druckersystem eingeführt: Früher hatten wir 70 verschiedene Drucker-, Fax und Kopierertypen im Einsatz, heute haben wir gerade noch fünf, die zudem zentral angesteuert werden können. Als nächstes haben wir Verwaltungsprozesse digital in einem zentralen Service-Portal hinterlegt. Vor kurzem wurde das Telefonnetz in die EDV-Anlage integriert, „Voice over IP“. Das eröffnet völlig neue Möglichkeiten insbesondere für das mobile Arbeiten, aber auch für das Arbeiten von zu Hause aus. Dies erfordert wiederum schnelle und leistungsfähige Datenleitungen, weshalb wir uns sehr stark in der Breitbanderschließung engagieren. Über unsere Homepage stellen wir zudem viele Dienstleistungen digital zur Verfügung, auch über die Plattform Service-bw. Unser Sitzungsdienst ist intern schon lange voll digitalisiert: Von der Vorlagenerstellung über die elektronische Einladung bis hin zur Bereitstellung aller Vorlagen in elektronischer Form mit anschließender Archivierung. Man muss auch sehen, dass der Bürger sein Kommunikationsverhalten ebenfalls verändert hat. So kommt immer mehr Post oder auch Anfragen elektronisch per E-Mail herein. Ich weiß gar nicht mehr, wann zuletzt ein Bürger nach einer gedruckten Broschüre gefragt hat, das wird heute alles selbstverständlich von der Homepage abgerufen. Auf dieses Verhalten muss sich eine moderne Verwaltung einstellen.

Kann Digitalisierung denn einmal zur papierlosen Verwaltung führen?

Schnaudigel: Das ist zumindest ein Ziel. Mit unserem Dokumentenmanagementsystem haben wir einen Riesenschritt dazu gemacht. Die klassische Umlaufmappe hat schon längst ausgedient. In manchen Bereichen gehört Papier schon definitiv der Vergangenheit an. 36 von 91 Kreisräten verzichten auf die Vorlagen in Papierform.

Wie teuer ist Digitalisierung? Mehr Menschen, mehr Gerät?

Schnaudigel: Klar stehen am Anfang erst mal Investitionen – in eine leistungsfähige und sichere Serverlandschaft zum Beispiel, oder in die Verkabelung. Tendenziell sehe ich aber eher keine Mehrkosten. Wenn man das klassische Büro von gestern anschaut, war das mit lauter autarken Arbeitsmitteln ausgestattet: Telefon, PC, Drucker, Fax, Kopierer, Scanner, Aktenschrank, beim Außendienstmitarbeiter noch ein Handy. Heute vereint ein persönlicher PC und ein Multifunktionsgerät, das sich mehrere teilen, alle Funktionen. Im Prinzip ist man mit Smartphone und Tablet voll arbeitsfähig. Dementsprechend setzen sich die Kosten anders zusammen. Auch sind Hardwarekosten eher untergeordnet. Die Software-Lizenzen hingegen kosten viel Geld. Ob es teurer oder billiger wird, hängt natürlich auch davon ab, wie wir die neuen Möglichkeiten nutzen.

Kritiker sehen einen Overhead an „Digitalisierern“, sprich EDV’lern, die den Sachbearbeitern alles vorsetzen, ohne deren Bedarfe erfragt zu haben…

Schnaudigel: Das sehe ich nicht so. Im Mittelpunkt steht nach wie vor der Verwaltungsvorgang oder die Dienstleistung. Sie ist der Maßstab und die EDV ist dazu da, um sie besser zu machen.

Wie weit kann Digitalisierung gehen? Besteht nicht die Gefahr, dass irgendwann gar kein praktischer Nutzen mehr gegeben, sondern die Digitalisierung nur noch Selbstzweck ist?

Schnaudigel: Theoretisch kann die Digitalisierung sehr weit gehen. Viele Länder sind da schon sehr viel weiter als Deutschland, zum Beispiel Estland: Da hat der Bürger einen personalisierten Chip, mit dem er zum Arzt geht, seine Verwaltungsangelegenheit regelt und anschließend gleich auch digital bezahlt.

Wie werden online-Dienste heute genutzt, wie sind die Erwartungen?

Schnaudigel: Die Nachfrage nach den digitalen Angeboten auf unserer Homepage steigt enorm. 2015 hatten wir 400 355 Aufrufe, 2016 Mitte Dezember schon 501 002 – das ist eine Steigerung von über 25 Prozent. Über das reine Informationsangebot hinaus bieten wir Formulare an, die man sich herunterladen und zu Hause ausfüllen kann – bis hin zu kompletten Online-Diensten wie die Wunschkennzeichenreservierung. Die ist zum Beispiel der absolute Hit auf unserer Homepage, was die Seitenaufrufe anbetrifft. Wir beobachten auch, dass die elektronische Bewerbung ganz klar im Kommen ist. 65 Prozent aller Bewerbungen kommen schon auf diese Weise herein. Die Erwartungshaltung ist ganz klar, dass Routineangelegenheiten online erledigt werden können.

Was geht künftig noch mehr im online-Bereich?

Schnaudigel: Sicherlich noch viel mehr. Das Problem ist, dass Verwaltungsdienstleistungen in der Regel nicht so einfach mit ein paar Klicks abzuwickeln sind wie beispielsweise die Bestellung eines Buches. Meist sind Unterlagen beizubringen, an einem klärenden Gespräch geht oft kein Weg vorbei.

Bei standardisierten Fällen muss es in Zukunft aber möglich sein, Dienstleistungen digital zu erledigen.

Schnaudigel: Auf jeden Fall. Teilweise ist auch der Gesetzgeber gefragt. Zum Beispiel war es bis vor kurzem schlichtweg nicht möglich, öffentliche Bekanntmachungen im Internet zu veröffentlichen. Das hat der Gesetzgeber geändert und so publizieren wir unsere öffentlichen Bekanntmachungen ab 1. Februar ausschließlich im Internet. Auch bei der elektronischen Unterschrift braucht es noch mehr Klarheit. Da sind die Hürden für die elektronische Signatur teilweise so hoch, dass das schlicht unpraktikabel ist.

Das Landratsamt ist auf Facebook und Twitter unterwegs – mit Erfolg?

Schnaudigel: Das lässt sich schwer messen. Ich denke eine moderne Verwaltung kann es sich nicht leisten, in den sozialen Medien nicht präsent zu sein. Facebook nutzen wir, um Nachwuchs zu gewinnen und auch den Auszubildenden ein zeitgemäßes Medium zu bieten. Unseren Twitterkanal beschicken wir mit aktuellen Informationen rund um das Landratsamt. Diesem Kanal kommt auch im Krisenfall eine besondere Bedeutung zu.

Wie weit kann das Thema Home-Office gehen – braucht man in zehn Jahren vielleicht nur zehn der 19 Stockwerke vom Kreis-Hochhaus in der Beiertheimer Allee in Karlsruhe?

Schnaudigel: Bereits heute nutzen 118 unserer Mitarbeiter im Landratsamt die Möglichkeit, auch von zu Hause aus zu arbeiten. Mit steigender Tendenz. Wie weit das gehen kann, hängt von vielen Faktoren ab. Bei einem Mitarbeiter mit Kundenverkehr oder im Außendienst kann ich mir das eher nicht vorstellen. Für die reine Fallbearbeitung ist Home-Office aber ohne weiteres denkbar. Unsere Erfahrungen dabei sind überwiegend positiv. Natürlich kann das in letzter Konsequenz auch Auswirkungen auf Büroräume haben. Eine Prognose kann man aber heute noch nicht treffen.

Kann man das Home-Office so stark fördern? Besteht nicht die Gefahr von Mehr- und Nachtarbeit und des Problems, zumindest gefühlt ständig erreichbar sein zu müssen?

Schnaudigel: Home-Office im Landratsamt ist zunächst einmal ein Angebot an die Mitarbeiter, um Beruf und Familie oder auch die Pflege von Angehörigen zu erleichtern. Gezwungen wird dazu niemand. Es kann ein unglaublicher Gewinn sein, wenn einem tägliche An- und Abfahrtszeiten erspart bleiben, was aber nicht heißt, dass die Mitarbeiter deshalb rund um die Uhr parat stehen müssen. Deshalb werden die Art und der Umfang von Home-Office im gegenseitigen Einvernehmen festgelegt und ausdrücklich vereinbart.

Wie arbeitet der Landrat selbst? Nur noch mit Smartphone und Tablet oder noch mit Aktenmappe unterwegs?

Schnaudigel: Das Smartphone ist immer dabei. Die Aktenmappe nur noch, wenn ich eine Sitzung selbst leite. Ansonsten habe ich alles auf meinem Tablet-PC.

Birgt die Digitalisierung nicht auch eine Gefahr? Inhalte werden nicht mehr ge-, sondern nur angelesen. Leidet da nicht die Sachkenntnis?

Schnaudigel: Ich denke, es ist nicht ausschlaggebend, ob ein Text auf Papier oder auf einem Display oder Bildschirm gelesen wird. Problematisch ist eher die zunehmende Flut von Informationen, die auf verschiedenen Kanälen auf uns einströmt. Das zu kanalisieren, ist eine Herausforderung. Deshalb bleiben Qualitätsmedien so wichtig.