Mit dem Tablet im Gremium: Wie hier im Ausschuss für Umwelt und Technik der Gemeinde Weingarten. Auch in anderen Gemeinden sind digitale Ratsinformationssysteme im Einsatz, in der Planung oder in der Testphase. | Foto: Lother

Digitale Ratsinformation

Hat die Vorlage aus Papier bald ausgedient?

Auf zu neuen Ufern, was digitales Arbeiten in der Verwaltung und in Gremien angeht, heißt es für manche Gemeinden in der nördlichen Hardt.  Die Papierunterlagen für die Gemeinderäte könnten durch die Einführung von Ratsinformationssystemen und schlanken Tablets, die die gleichen Informationen in digitaler Form bereithalten, abgelöst werden. Auch für manche Verwaltungen waren einige Arbeitsabfolgen neu.

Weingarten

In der Gemeinde Weingarten ist man schon soweit. 18 Tablets für die Gemeinderäte plus sechs für die Verwaltung wurden angeschafft. „Wir haben sie im Oktober 2015 eingeführt und mit dem bisherigen System betrieben“, berichtet Ernst Jan Schröder, der stellvertretende Hauptamtsleiter von Weingarten. Rund 600 Euro hat die Gemeinde pro Gerät gezahlt. Seit Januar gebe es ein neues System im Sitzungsdienst.

Dettenheim

„Ein digitales Ratsinformationssystem haben wir noch nicht“, sagt Dettenheims Hauptamtsleiter Swen Goldberg. Es sei aber in Planung. „Wir gehen davon aus, dass es zur nächsten Legislaturperiode des Gemeinderats eingeführt wird.“

Obwohl die Anschaffung kein geringer Kostenpunkt sei, amortisiere es sich im Laufe der Zeit, da auch weniger Kopierkosten anfallen würden.

Linkenheim-Hochstetten

Susan Kirchgäßner war für die Einführung eines elektronischen Ratsinformationssystems in Linkenheim-Hochstetten verantwortlich. In der nächsten Sitzung des Gemeinderates im März stellt man auf papierlose Gremienarbeit um. Die Sitzungsunterlagen können dann direkt in ein System geschrieben und über eine App auf einem Tablet abgerufen werden. Nach einem Zeitraum, in dem jeweils ein Mitglied der Ratsfraktionen ein Tablet zum Testen erhielt, habe sich der Rat im Dezember dazu entschlossen für alle Mitglieder solche Geräte anzuschaffen, berichtet sie. Die Arbeit in der Verwaltung sei durch die Anschaffung des Systems strukturierter geworden.

Eggenstein-Leopoldshafen

„Wir haben es dieses Jahr auf der Agenda“, berichtet Regine Hauck, Referentin des Bürgermeisters Bernd Stober. „Die Änderung der Gemeindeordnung zieht auch erhebliche Änderungen in der Organisation der Gemeinderatssitzungen in Bezug auf die Öffentlichkeit nach sich“, betont sie. Es sei auch erforderlich gewesen, einen neuen Mitarbeiter einzustellen.

Graben-Neudorf

„Wir sind nun in der Phase alles zu testen“, erklärt Bürgermeister Christian Eheim. Die Gemeinderäte können über eine App die Vorlagen auf ihr Tablet laden. Ratsinformationssystem, App und Beschaffung der Tablets haben Gemeinde und Verwaltung rund 22 800 Euro gekostet. Ende des Jahres soll die Bürgerinformationsplattform online gehen, so Eheim.

Stutensee

„Wir lösen es über die Homepage“, berichtet Andreas Schmidt von der Informations- und Kommunikationstechnik der Stadt. Es habe die Möglichkeit gegeben, ein Tablet mit Windows als Betriebssystem von der Gemeinde zu bekommen. Hätten die Räte allerdings ein anderes Gerät gewollt, habe es einen Zuschuss gegeben. Die Kosten für Gemeindezuschüsse und Endgeräte belaufen sich auf 12 500 Euro. Das System sei schon Routine, ergänzt Hauptamtsleiter Edgar Geißler. In die Ausstattung der Sitzungssäle in Blankenloch, Friedrichstal, Staffort und Spöck seien insgesamt 4000 Euro investiert worden.

Walzbachtal

„Das digitale Ratsinformationssystem ist über die Gemeindehomepage zu erreichen“, sagt Florian Apelt, der für den Sitzungsdienst in Walzbachtal zuständig ist. Dort könnten sich die Räte einloggen und Vorlagen herunterladen. Tablets hat die Gemeinde noch nicht. Die Vorlagen werden noch in Papierform zugeschickt.

Pfinztal

„Wir sind in der Planung“, heißt es von Christian Bauer vom Hauptamt Pfinztal. Noch 2017 soll es ein umfassendes Ratsinformations- sowie Bürgerinformationssystem geben. Vorlagen seien auf der Homepage abrufbar.

Digitales im Landratsamt: Wie sieht es in puncto digitaler Arbeit im Kreisrat aus? Seit Februar 2015 können Kreistagsmitglieder auf das Ratsinformationssystem zugreifen. Das System sei komplett digital, sagt Martin Zawichowski, Pressesprecher des Landratsamtes Karlsruhe.
Es sei nun ein Arbeitsgang von der Erstellung der Tagesordnung, über die Vorlagen bis hin zum Sitzungsprotokoll. Die Kreisräte könnten sich die Vorlagen über einen Server auf ihr jeweiliges Endgerät laden. Laut Landratsamt sind 39 der 91 Kreistagsmitglieder zwischenzeitlich von dem System so überzeugt, dass sie sich entschieden haben, ausschließlich elektronisch zu arbeiten. Es bestehe aber keine Verpflichtung dazu. Eigene Tablets hält das Landratsamt nicht vor. „Das System läuft relativ einfach über eine passwortgeschützte Internetseite“, erklärt Matthias Krüger, der für den Sitzungsdienst des Kreistages zuständig ist. Auch die Kosten für das Ratsinformationssystem seien relativ günstig gewesen, da es nicht komplett neu ist, sondern an das bestehende Dokumenten-Management angedockt wurde und auch für die Verwaltung ein Mehrwert entstehen sollte.