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Auf dem Weg in Richtung Digitalisierung

Landratsamt in Rastatt befürchtet „Alters-Tsunami”

„Veränderung ist am Anfang schwer, chaotisch in der Mitte, aber am Ende einfach großartig.”, sagt Manfred Großmann, Leiter des Amtes für Digitalisierung. Wie sich das Landratsamt Rastatt für die digitale Zukunft rüstet.

Papier auf dem Rückzug: Das Einscannen der Eingangspost ist der erste Schritt zur Optimierung der Dokumentenverwaltung. Foto: Hans-Jürgen Collet

Das Zauberwort im Landratsamt Rastatt lautet „Verwaltung 4.0“. Auf einen Ausflug in digitale Welten entführte das Amt für Personal, Organisation und Digitalisierung den Ausschuss für Verwaltung und Finanzen des Landkreises Rastatt am Dienstag. Amtsleiter Manfred Großmann informierte über die Weiterführung der Projektarbeit zur Organisations- und Personalentwicklung in der Landkreisbehörde und widmete sich der Digitalisierung als einer „zentralen Herausforderungen für die Städte in Deutschland“.

Doch es gibt noch viele weitere Herausforderungen, denen sich das Landratsamt künftig verstärkt stellen muss. Wie Großmann verdeutlichte, verändert sich nicht nur die Aufgaben-, sondern auch die Altersstruktur der Behörde. „Mindestens jeder zweite Beschäftigte bei uns ist 50 Jahre alt. Mehr als 300 Mitarbeiter werden bis 2030 ausscheiden“, sagte Großmann und sprach von einem „Alters-Tsunami“, der auch über das Landratsamt hereinbrechen wird.

Der „Alters-Tsunami”: Bis 2030 werden mehr als 300 Mitarbeiter ausscheiden

Die Arbeitsbevölkerung schrumpfe im Zuge des demografischen Wandels. Durch Automatisierung würden fehlende Menschen mehr und mehr durch Maschinen ersetzt – „immer stärker auch in der Verwaltung“. Hinzu komme, dass es immer schwieriger werde, in Konkurrenz zur boomenden Privatwirtschaft Personal zu gewinnen. Daher gewinne das Marketing zunehmend an Bedeutung in der öffentlichen Verwaltung.

Basierend auf diesen Erkenntnissen hat das Landratsamt nach Großmanns Aussage in den vergangenen Jahren bereits wichtige Maßnahmen in den Handlungsfeldern „Personalgewinnung und -bindung“, „Führungskräfte-Entwicklung“, „Vereinbarkeit von Lebensphasen und Beruf“, „Gesundheitsmanagement“ und „Wissensmanagement, Digitalisierung, Verwaltung 4.0“ erarbeitet.

Gerade die Digitalisierung, die die Arbeitswelt in starkem Maße verändere, sei ein zentrales Handlungsfeld, an dem in einer zunehmend digitalen Gesellschaft kein Weg mehr vorbeiführt. Die „E-Rechnung“ sei seit April Pflicht, der „Elektronische Rechtsverkehr“ könne verpflichtend werden. Ab 1. Januar 2022 soll es laut Großmann bundesweit einen obligatorischen elektronischen Rechtsverkehr geben. „Das heißt, Behörden müssen bestimmte Dokumente zwingend elektronisch bei Gericht einreichen“, berichtete der Amtsleiter und fügte hinzu, dass es ab 1. Januar 2026 die Pflicht zur elektronischen Aktenführung in Ordnungswidrigkeitsverfahren geben werde.

Veränderung ist am Anfang schwer, chaotisch in der Mitte, aber am Ende einfach großartig.
Manfred Großmann, Leiter des Amtes für Personal, Organisation und Digitalisierung.

Im Rastatter Landratsamt wird die digitale Verwaltung greifbare Realität. Zum Beispiel in Form des elektronischen Rechnungseingangs, der eAkte, der optimierten Arbeitsabläufe, der hausinternen oder externen „digitalen Kommunikation“, des „Inputmanagements“ (Einscannen der Eingangspost) oder des digitalen Bürgerservice‘ über den Portalverbund „Service-BW“.

Beim Projekt „Landratsamt 4.0“ verwies Großmann unter anderem auf die Einrichtung einer Bürger-App, die Rats-Informations-System-App, die Einführung einer Plattform für digitale Medien unter dem Stichwort „eMedien“ und die Einführung von eLearning-Tools zur Mitarbeiterqualifizierung unter dem Stichwort „eLearning“. Hinzu kommen die mobile Datenerfassung, der digitale Bauantrag, eine Internet-Plattform zum interaktiven Austausch, der Aufbau einer Social Media-Plattform (Facebook, Instagram etc.) und vieles mehr.

Zentral gesteuert, begleitet und mitgestaltet werde der unaufhaltsam voranschreitende Prozess der Digitalisierung vom Amt für Personal, Organisation und Digitalisierung, berichtete der Amtsleiter, der seine Ausführungen mit einem Sinnspruch beendete: „Veränderung ist am Anfang schwer, chaotisch in der Mitte, aber am Ende einfach großartig.“

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